Как на 100% использовать рабочее время?

Вот если бы в сутках было 25, а то и 30 часов вот бы мы тогда все успевали! Так часто думаем мы, когда начинаем «зашиваться» с накопившимися делами, которые как снежный ком постоянно увеличиваются и грозят раздавить тебя. Подобная ситуация знакома многим. И практически каждый жертвует своим личным временем после работы вечером и даже ночью, и, конечно же, святое дело, в выходные, чтобы «бороться» с накопившимися делами. Но регулярные ночные бдения, и работа по выходным приводят к хронической усталости, а это в свою очередь, приведет к ухудшению не только здоровья, но и взаимоотношений в семье, с друзьями.

Зачастую подобные ситуации возникают не из-за «монстров» — клиентов, которые загружают вас «лишними» требованиями и вопросами, а из-за нас самих и нашей неспособности правильно распределять время.

Первое, что необходимо сделать — это найти самых коварных «врагов» — поглотителей вашего времени. Такими врагами могут быть:

— милые разговорчики с коллегами о том, о сем за чашечкой кофе или чая (или же беседы в ICQ);

— телефонные и разговорчики;

— беспорядок в папке «Мои Документы», который заставляет тебя долго искать необходимый файл;

— неумение говорить «нет», из-за которого вы заставляете себя тянуть множество чужих дел безвозмездно, то есть даром;

— список каждый может продолжить сам.

Чтобы обнаружить своих поглотителей, заведите, хотя бы на время (на неделю, месяц) своеобразный дневник, в который бы регулярно, желательно ежечасно, записывались все ваши действия, с указанием потраченного времени. (Если поискать, то в сети можно найти множество программ, которые могут помочь в таком контроле, но обычный блокнот – не самое плохое решение).

Например:

20 минут – разговор с дочкой по телефону,

10 минут – поиск письма от клиента;

10 минут – уточнение технического задания.

И достаточно быстро вы обнаружите своих врагов.

Теперь следующий шаг – борьба с врагами-поглотителями.

Поговорите с родственниками, что звонить вам на работу (или отвлекать, если вы работаете дома) нужно только в крайнем случае. Разберите письма и документы по тематическим папкам . Научитесь отказывать коллегам, друзьям и даже клиентам. Даже если они просят сделать всего лишь маленький обзор нетбука, который не займет у вас больше 20 минут.

Итак, с врагами покончено, теперь необходимо браться за правильную организацию рабочего дня.

Как это ни банально, в конце рабочего дня необходимо составлять план на следующий день. Это избавит вас от утренней «раскачки», которая занимает немало времени, если вы плохо представляете себе, чем будете заниматься в течение дня. Но помните, при планировании необходимо учитывать только 60-80% времени, остальное оставляйте на срочные дела.

Следующий шаг — облегчите свою работу. Составьте шаблоны писем, списков и т.д. Вы только раз потратите на это время, а потом в течении нескольких лет, а то и десятков, с легкостью будете пользоваться ими в дальнейшем.

Мои советы, вероятно, покажутся вам банальными. О тайм менеджменте написано множество книг и статей, наверняка вы их читали. Но почему же мы не всегда используем элементарные правила организации своего времени, хотя они способны заметно облегчить нам жизнь?